OUTLOOK – OPTIMISER SON TEMPS DE TRAVAIL ET GAGNER EN EFFICACITÉ (2)
Qu’allez-vous apprendre dans ce cours ?
Avec ce cours, vous apprendrez à gagner du temps avec Outlook en optimisant son environnement de travail, et en utilisant des fonctions avancées de sa messagerie, comme par exemple :
- Les mises en forme conditionnelles
- Les dossiers de recherche
- L’utilisation des “QuickPart”
- La création de modèles de messages
- L’affichage par conversation
Pas moins de 2 h 40 de vidéos dans ce cours, avec 40 leçons et 40 vidéos qui vous attendent !
Bien entendu, un Quiz de 10 questions vous tend les bras en fin de parcours. Les Quiz c’est amusant !
En bonus, on vous laisse une fiche des meilleurs raccourcis et un support de cours ultra complet.
Prérequis
Connaître les bases d’Outlook : communiquer par courriel, gérer ses contacts et son calendrier.
Ce cours fait partie de la catégorie Cours Bureautique sur Outlook.
Contenu détaillé et thèmes abordés
S’approprier son espace de travail
Ajouter des boutons d’action dans la barre d’outils accès rapide
Options par défaut à modifier (fichier/option/courrier/volet de lecture/lu au changement de sélection + fermer la fenêtre du message d’origine + options du calendrier)
Les signatures
Créer sa signature personnalisée (méthode avec un modèle Word)
Créer et affecter plusieurs signatures en cas de comptes multiples
Optimiser l’utilisation de sa messagerie
Les options d’envoi (priorité, accusés, différé)
Utiliser les QuickPart pour insérer des blocs répétitifs (ex : politesse, noël)
Créer des modèles de messages (envois répétitifs)
Les contacts
Créer un groupe de contacts
Exporter un contact au format universel vCard
Gérer, classer et trouver son courrier
Courriers indésirables : comment interdire un nom de domaine, points de vigilance
Mise en forme conditionnelle dans la boîte de réception
L’affichage en mode conversation : pourquoi faut-il l’adopter ?
Les actions rapides, création et paramétrages (si temps)
Les règles, paramétrages
Archiver et sauvegarder
Créer et gérer des fichiers de données
(par année d’archivage par exemple)
Quelques raccourcis utiles
Pour passer email en « non lu »
Pour créer rapidement un nouvel email
Attacher rapidement une pièce jointe avec une double fenêtre
Pour envoyer/recevoir
Transformer rapidement un email en RDV
S’approprier son environnement de travail
Le E-Learning, comment ça marche ?
Si vous débutez, cette courte vidéo vous en aidera à comprendre comment vous y prendre.
Si vous savez déjà faire, passez directement à la vidéo suivante.
Merci d'apprendre avec nous !
Bonjour. Un peu de vocabulaire et quelques conseils d'usage avant de commencer.
La modification de cette option vous permettra de scanner vos mails avec les flèches de votre clavier sans qu'ils passent en "lus"
La modification de cette option fermera automatiquement la fenêtre d'origine lors de vos réponses ou transferts
On peut, ou pas, afficher les favoris dans le volet de dossiers
Optimiser l'emplacement et la taille de tous les volets, c’est nécessaire pour travailler en confort
Paramétrer correctement l'affichage de vos emails vous permettra d'optimiser l'espace dans votre boîte de réception
Comment créer une signature conforme et exploitable dans vos emails, et en automatiser l'ajout lors de vos réponses ou de vos transferts
Les emails prennent plus ou moins de place dans votre boîte de réception. On regarde comment sauver ces paramètres
On peut désormais trier par ordre alphabétique ses dossiers dans le volet des dossiers, ou pas ! Mais attention, le tri s'applique uniquement sur le premier niveau. C'est à dire que vos dossiers sont triés, mais pas les sous-dossiers.
Optimiser sa boîte de réception
Les dossiers de recherche sont en fait des filtres ! On paramètre un filtre ensemble
Comment chercher une information dans Outlook, et surtout, où la chercher ?
Les catégories sont les petits carrés de couleur. Leurs champs d'application sont multiples
Appliquons ensemble des catégories : tout d'abord sur des emails
Appliquons ensemble des catégories : également sur les rendez-vous de votre agenda !
Les mises en forme conditionnelles peuvent se paramétrer pour "colorer" certains emails de votre boîte de réception
Les règles sont des robots que vous programmez pour faire le travail à votre place
Je vous explique les avantages que vous aurez à utiliser ce mode d'affichage dans vos dossiers
Comment mettre en œuvre l'affichage par conversation ?
Une Boîte aux lettres trop grasse vous ralentit. Vérifier sa taille maximum. Au-delà de 5 Go, Nettoyez manuellement.
Archiver automatiquement est une solution, mais le faire manuellement peut vous apporter plus de précision dans la gestion de votre boîtes aux lettres.
Rédiger vos messages plus vite
On regarde comment fonctionne : format texte, champ Cci, accusés, différé, priorité
Pourquoi et comment rappeler dans Outlook un jeu de styles déjà créé dans Word ? Pour le respect de la carte graphique bien sûr !
Il est souvent utile de créer des liens hypertextes dans vos messages pour pointer une information sur un site web par exemple
Pourquoi et comment modifier un message que vous avez déjà reçu ? Pour le corriger et le conserver. Pour le corriger afin de copier/coller. Pour regrouper 2 messages en un seul.
Comment fonctionne la lecture à voix haute et quels paramétrages sont possibles
Utiliser le dictaphone peut vous permettre de gagner du temps lors de la préparation de vos emails, surtout si vous n'aimez pas votre clavier :)
Pour taper rapidement un émoticône dans un email, il y a un raccourci secret, je le partage avec vous : CTRL + Point virgule
Mieux gérer ses contacts
Un truc et astuce pour créer rapidement une fiche contact depuis un email reçu
Vous souhaitez créer un contact dans la même société qu'un contact déjà existant ? C'est facile
Comment écrire à un groupe de contact ? Que faut-il savoir avant d'envoyer votre email ?
Beaucoup de gens vont apprécier cette option, qui évite de créer manuellement un contact !
Réduire son temps de travail
Utiliser le correcteur automatique afin de gagner du temps dans la frapper de certaines expressions récurrentes
Les QuickPart permettent de mémoriser des textes riches dans des étiquettes que l'on peut rappeler à tout moment
Comment modifier, mettre à jour ou supprimer un composant QuickPart devenu inutile
Les modèles de messages permettent de mettre en mémoire un email "type" que vous utilisez souvent
Les modèles de messages s'appellent en fait des formulaires… je vous explique comment les rappeler ou les effacer
Raccourcis Outlook - QUIZ - Support de cours (OUT-2)
Scannons ensemble les meilleurs raccourcis Outlook : ceux qui vont vraiment vous servir au quotidien
Quiz Outlook (2) – Optimiser son temps et gagner en efficacité (10 questions)
Je vous montre ce que contient ce support de cours qualitatif : sommaire, infographies, et pictogrammes